Automação

Visão Geral

Automação é o processo de configurar sistemas para executar tarefas repetitivas de forma autônoma, sem intervenção humana. Na Petroli, utilizamos automação para otimizar processos, reduzir erros, aumentar velocidade de resposta e liberar o time para focar em atividades estratégicas.

O Que é Automação?

Automação vai além de respostas automáticas. É a orquestração inteligente de ações que:

  • Executam tarefas programadas ou baseadas em gatilhos

  • Integram múltiplos sistemas e plataformas

  • Tomam decisões baseadas em regras pré-definidas

  • Coletam, processam e distribuem informações

  • Eliminam trabalho manual repetitivo

Tipos de Automação

Automação por Tempo (Scheduled)

Ações que ocorrem em horários ou datas específicas.

Exemplos:

  • Envio de relatórios diários às 9h

  • Lembretes de consulta 24h antes

  • Mensagens de aniversário aos pacientes

  • Backup automático às 2h da manhã

  • Cobrança de mensalidades

Automação por Evento (Event-Driven)

Ações disparadas quando algo específico acontece.

Exemplos:

  • Consulta agendada → Enviar confirmação

  • Exame pronto → Notificar paciente

  • Novo paciente cadastrado → Iniciar onboarding

  • Pagamento aprovado → Liberar acesso

  • Formulário preenchido → Adicionar no CRM

Automação Condicional (Rule-Based)

Ações que seguem lógica SE/ENTÃO.

Exemplos:

  • SE paciente não confirma em 48h → ENTÃO remarcar automaticamente

  • SE resultado alterado → ENTÃO alertar médico

  • SE paciente VIP → ENTÃO priorizar atendimento

  • SE erro no sistema → ENTÃO alertar TI

  • SE NPS < 7 → ENTÃO acionar gerente

Automação Inteligente (AI-Powered)

Ações que usam IA para tomar decisões.

Exemplos:

  • Classificação automática de urgência

  • Triagem de sintomas

  • Previsão de no-show

  • Recomendação de especialistas

  • Análise de satisfação

Benefícios da Automação

Impacto no Negócio

Benefício
Impacto Médio

Redução de Tempo

60-80% em tarefas repetitivas

Aumento de Produtividade

40-50% do time

Redução de Erros

90% menos erros humanos

Economia de Custos

30-50% em operações

Melhoria no SLA

Respostas 10x mais rápidas

Disponibilidade

24/7 sem custo adicional

Benefícios por Área

Recepção e Atendimento:

  • Confirmação automática de consultas

  • Envio de lembretes

  • Coleta de informações pré-consulta

  • Distribuição inteligente de demandas

  • Follow-up pós-atendimento

Médico e Equipe Clínica:

  • Notificação de resultados alterados

  • Alertas de pacientes prioritários

  • Consolidação de histórico médico

  • Lembretes de protocolos clínicos

  • Documentação automatizada

Administrativo e Financeiro:

  • Geração de relatórios

  • Cobrança e faturamento

  • Conciliação bancária

  • Controle de estoque

  • Gestão de convênios

Marketing e Relacionamento:

  • Campanhas de prevenção

  • Pesquisas de satisfação

  • Programas de fidelidade

  • Educação do paciente

  • Reativação de inativos

Como Implementamos Automação

Metodologia Petroli de Automação

Etapa 1: Identificação (1-2 dias)

Objetivo: Encontrar processos automatizáveis

Critérios de Priorização:

  1. É repetitivo? (mesma tarefa múltiplas vezes)

  2. É previsível? (segue regras claras)

  3. Consome tempo? (> 2h/semana do time)

  4. É propenso a erros? (falhas humanas comuns)

  5. Tem volume alto? (> 100 execuções/mês)

Ferramentas:

  • Workshop com equipe da clínica

  • Mapeamento de processos (BPMN)

  • Análise de time tracking

  • Planilha de priorização

Entregável: Lista priorizada de processos para automatizar

Etapa 2: Mapeamento (2-3 dias)

Objetivo: Documentar o processo em detalhes

Atividades:

  • Documentar passo a passo atual (AS-IS)

  • Definir processo ideal (TO-BE)

  • Identificar sistemas envolvidos

  • Mapear exceções e edge cases

  • Definir métricas de sucesso

Ferramentas:

  • Lucidchart / Miro para fluxogramas

  • Google Docs para documentação

  • Loom para gravar processo atual

Entregável: Documentação completa do processo

Etapa 3: Design da Solução (3-5 dias)

Objetivo: Planejar como automatizar

Decisões Importantes:

  • Qual ferramenta usar? (Make, Zapier, código custom)

  • Quais integrações necessárias?

  • Como lidar com erros?

  • Quem deve ser notificado quando?

  • Questões de segurança e permissões

Stack de Ferramentas Comum:

Entregável: Arquitetura técnica da automação

Etapa 4: Desenvolvimento (1-2 semanas)

Objetivo: Construir a automação

Fases:

  1. Setup Inicial - Configurar contas e acessos

  2. Construção - Criar fluxos e integrações

  3. Tratamento de Erros - Implementar fallbacks

  4. Logging - Adicionar rastreamento de execuções

  5. Testes Unitários - Testar cada componente

Boas Práticas:

  • Começar com ambiente de teste

  • Documentar durante desenvolvimento

  • Versionar configurações (Git)

  • Implementar retry logic para falhas temporárias

  • Adicionar timeouts apropriados

Entregável: Automação funcional em homologação

Etapa 5: Testes e Validação (3-5 dias)

Objetivo: Garantir que funciona perfeitamente

Cenários de Teste:

  • Fluxo feliz (tudo funciona)

  • Dados inválidos

  • Sistemas indisponíveis

  • Timeouts e latência

  • Volume alto (stress test)

  • Execuções simultâneas

Checklist de Validação:

Entregável: Automação validada e aprovada

Etapa 6: Deploy e Monitoramento (Contínuo)

Objetivo: Colocar em produção e acompanhar

Go Live:

  • Deploy em produção

  • Monitoramento 24/7 primeiros dias

  • Dashboards de métricas em tempo real

  • Alertas configurados

  • Treinamento do time

Monitoramento Contínuo:

  • Taxa de sucesso (> 95%)

  • Tempo de execução médio

  • Volume de execuções

  • Erros e falhas

  • Custos de operação

Otimização:

  • Análise semanal de performance

  • Correção de bugs encontrados

  • Otimização de velocidade

  • Implementação de melhorias

Entregável: Automação estável em produção

Casos de Uso: Clínicas e Saúde

Caso 1: Confirmação e Redução de No-Show

Processo Manual Anterior:

  • Recepcionista liga para cada paciente 48h antes

  • Muitos não atendem, precisa ligar novamente

  • Não há registro estruturado das confirmações

  • Tempo: 3h/dia

  • Taxa de no-show: 22%

Automação Implementada:

Resultados:

  • Tempo recepcionista: 0h (antes 3h/dia)

  • Taxa de confirmação: 88%

  • Taxa de no-show: 7% (antes 22%)

  • Reagendamentos: +65% (horários liberados com antecedência)

  • Satisfação paciente: aumento de 1.2 pontos no NPS

Caso 2: Entrega Automática de Resultados de Exames

Processo Manual Anterior:

  • Laboratório imprime resultados

  • Paciente precisa buscar presencialmente ou aguardar correio

  • Muitos ligam perguntando se está pronto

  • Tempo: 2h/dia só respondendo ligações

  • Tempo de entrega: 3-7 dias

Automação Implementada:

Resultados:

  • Ligações sobre resultados: redução de 82%

  • Tempo de entrega: de 3-7 dias para 24h

  • Pacientes recebendo digitalmente: 73%

  • Consultas de retorno agendadas: +31%

  • Economia de impressão: R$ 3.200/mês

  • Satisfação: NPS de 6.8 para 8.7

Caso 3: Onboarding de Novos Pacientes

Processo Manual Anterior:

  • Recepcionista explica procedimentos verbalmente

  • Paciente recebe folheto impresso

  • Muitas dúvidas surgem depois

  • Tempo por paciente: 15 minutos

  • Taxa de dúvidas pós-cadastro: 45%

Automação Implementada:

Resultados:

  • Tempo de onboarding: de 15min para 2min

  • Taxa de agendamento (novos pacientes): +42%

  • Dúvidas pós-cadastro: redução de 45% para 12%

  • Retenção no primeiro ano: +28%

  • Custo de aquisição: redução de 35%

Caso 4: Gestão de Estoque e Reposição Automática

Processo Manual Anterior:

  • Enfermeira verifica estoque semanalmente

  • Anota em papel o que precisa repor

  • Passa para compras manualmente

  • Tempo: 4h/semana

  • Rupturas de estoque: 8 vezes/mês

Automação Implementada:

Resultados:

  • Tempo de gestão: de 4h/semana para 30min/mês

  • Rupturas de estoque: de 8 para 0,5 por mês

  • Economia em compras: 18% (compras planejadas)

  • Precisão de inventário: 99.2%

  • Visibilidade de custos: 100% rastreável

Ferramentas de Automação

Plataformas No-Code / Low-Code

Make (Integromat)

  • Visual e intuitivo

  • 1000+ integrações

  • Lógica condicional avançada

  • Webhooks nativos

  • Preço: a partir de $9/mês

Melhor para: Automações complexas com múltiplas ramificações

Zapier

  • Mais fácil para iniciantes

  • 5000+ integrações

  • Templates prontos

  • Lógica mais limitada que Make

  • Preço: a partir de $20/mês

Melhor para: Automações simples e rápidas

n8n

  • Open-source (pode hospedar)

  • Visual workflow builder

  • Custom nodes em JavaScript

  • Controle total dos dados

  • Preço: Grátis (self-hosted)

Melhor para: Quem quer controle total e privacidade de dados

Cloudia

  • Automações específicas para saúde

  • Integração nativa com sistemas médicos

  • Compliance LGPD e protocolos clínicos

  • Templates para clínicas

  • Preço: sob consulta

Melhor para: Automações em clínicas e hospitais

Lailla.io

  • Automação conversacional com IA

  • Processamento de linguagem natural

  • Integração WhatsApp Business

  • Analytics avançado

  • Preço: sob consulta

Melhor para: Automações que requerem compreensão de linguagem

Integrações Específicas para Saúde

Sistemas de Gestão Clínica:

  • Doctoralia

  • MedPlus

  • Nuvem Saúde

  • Feegow

  • MV Soul

Prontuário Eletrônico:

  • PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente)

  • Tasy

  • Wareline

  • Pixel TI

Laboratórios:

  • LIMS (Laboratory Information Management System)

  • HÓRUS

  • Lab System

Telemedicina:

  • Telemedicine.com

  • Conexa Saúde

  • Portal Telemedicina

  • Doctoralia Video

Métricas de Sucesso

KPIs de Automação

Métrica
Como Medir
Meta

Taxa de Sucesso

(Execuções OK / Total) × 100

> 95%

Tempo Economizado

Horas antes - Horas depois

Máximo possível

ROI

(Ganho - Custo) / Custo × 100

> 300%

MTBF

Tempo médio entre falhas

> 30 dias

MTTR

Tempo para resolver falha

< 2h

Adoção

% do time usando

> 80%

Métricas Específicas para Clínicas

Métrica
O Que Mede
Meta

Taxa de Confirmação

% pacientes que confirmam

> 85%

Redução de No-Show

Diminuição de faltas

> 50%

Tempo de Resposta

Velocidade de atendimento

< 2 min

Satisfação (NPS)

Lealdade do paciente

> 70

Taxa de Reagendamento

% que remarca vs cancela

> 60%

Boas Práticas

Faça

Documente tudo Como funciona, quem é responsável, como corrigir

Teste exaustivamente Cenários normais, edge cases, falhas de sistema

Configure alertas Para falhas, performance degradada, limites atingidos

Monitore continuamente Dashboard em tempo real, revisão semanal

Segurança primeiro Credenciais em cofre, menor privilégio, audit logs

Versione configurações Git para códigos, backups de workflows, changelog

Não Faça

Automatizar sem entender Entenda o processo antes de automatizar

Esquecer tratamento de erros Sempre assuma que algo pode falhar

Hardcodar valores Use variáveis de ambiente e configurações centralizadas

Ignorar limites de APIs Rate limiting existe, implemente backoff exponencial

Criar dependências frágeis Se sistema X cair, Y não pode parar tudo

Automatizar processos ruins Otimize o processo antes de automatizar

Recursos de Aprendizado

Cursos Recomendados

Iniciante:

  • Zapier Fundamentals (2h) - Grátis

  • Introduction to Make (3h) - Grátis

  • Automation Basics (Coursera) - 4h

Intermediário:

  • Make Expert Certification - 16h

  • Python for Automation (Udemy) - 12h

  • Workflow Automation Specialization

Avançado:

  • Enterprise Integration Patterns - 40h

  • Apache Airflow (Udacity) - 20h

  • AWS Lambda & Serverless

Documentações

  • Make Academy

  • Zapier University

  • n8n Documentation

  • Cloudia Docs

  • Lailla.io API Reference

Templates Prontos

  • Biblioteca de Automações Petroli

  • Make Templates

  • Zapier Templates

  • Templates específicos para clínicas

Perguntas Frequentes

Qual ferramenta devo usar: Make ou Zapier? Make para automações complexas com muitas condicionais. Zapier para automações simples e rápidas.

Como sei se vale a pena automatizar? Se a tarefa leva > 5min e é feita > 10x/semana, provavelmente vale automatizar.

E se a automação falhar? Sempre tenha plano B. Configure alertas e fallbacks para processos críticos.

Posso automatizar sem TI? Sim! Ferramentas no-code como Zapier e Make permitem criar automações sem programar.

Como calcular ROI? ROI = (Horas economizadas × Custo/hora - Custo da ferramenta) / Custo da ferramenta × 100

Automação substitui pessoas? Não. Ela libera pessoas para tarefas mais estratégicas e de maior valor.

Como garantir segurança? Use ferramentas confiáveis, criptografe dados sensíveis, siga LGPD, faça auditorias regulares.

Quanto tempo leva para implementar? Automação simples: 1-3 dias. Automação complexa: 2-4 semanas.

Próximos Passos

  1. Identifique uma tarefa repetitiva que você faz todo dia

  2. Mapeie o processo passo a passo

  3. Escolha a ferramenta adequada

  4. Construa um protótipo da automação

  5. Apresente para o time e colete feedback

  6. Implemente com monitoramento

  7. Otimize baseado nos resultados

Precisa de Suporte? Entre no canal #automacao no Slack ou agende mentoria com o time de DevOps.

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